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Anforderungen an eine Betriebskostenabrechnung

Betriebskostenabrechnungen sind häufig Anlass für einen schiefen Haussegen in kleineren sowohl auch größeren Liegenschaften, denn die Abrechnungen können teilweise recht hohe Nachzahlungen enthalten. Damit Vermieter nicht schon an der „Gestaltung“ der Betriebskostenabrechnung scheitern, sollte diese vom Aufbau den Anforderungen der gesetzlich regulierten Betriebskostenverordnung erfüllen. Neben korrekten Rechenwegen muss diese auch übersichtlich und selbsterklärend sein. In der Praxis heisst das, der Mieter muss die Abrechnung verstehen und rechnerisch nachvollziehen können.

Hierzu zählen neben der Angabe des Rechenweges auch Erläuterungen zu Umlageschlüsseln oder ggf. Kostenarten. Sicher wissen viele Mieter nach einiger Zeit die Betriebskostenabrechnung ohne Probleme zu verstehen, diese sollte jedoch auch von „Neulingen“ nachvollziehbar sein.

Neben der übersichtlichen und nachvollziehbaren Gestaltung darf die Abrechnung der Betriebskosten nur Kostenarten enthalten, welche tatsächlich auf den Mieter umlegbar sind. Diese Betriebskosten unterscheidet man in zwei Kategorien:

- Umlagefährige Betriebskosten
- Nicht umlagefährige Betriebskosten

Zu den Umlagefähigen Betriebskosten (müssen im Mietvertrag vereinbart worden sein) gehören zum Beispiel:
Abwasser, Müllbeseitigung, Allgemeinstrom, Personen- oder Lastenaufzug, Breitbandkabelnetz, Schornsteinfeger, Gartenpflege, Straßenreinigung, Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung, Gemeinschafts-Antennenanlage, Versicherung Gebäude, Grundsteuer (für Gewerbe und Wohnraum, Versicherung Haftpflicht, Hausmeister, Wasser, Hauswart, Winterdienst, Heizkosten lt. Abrechnung und Niederschlagswasser

Zu den nicht umlagefähigen Betriebskosten gehören zum Beispiel:
Verwaltungsgebühren für privat eingemietete Nutzer (Hinweis: Auf gewerblich eingemietete Nutzer sind Verwaltungsgebühren umlagefähig, wenn diese im Mietvertrag vereinbart wurden).

Reparatur und Instandhaltungsarbeiten sind ebenfalls vom Eigentümer der Liegenschaft zu tragen. Ausnahmen bilden hier Kleinreparaturen in der vom Mieter genutzten Einheit selbst. Die Kleinreparaturen müssen mit einem Betrag bis im Mietvertrag festgelegt werden.

Fazit: Für die Abrechnung der Betriebskosten empfiehlt sich eine Betriebskosten Software, welche vorab einige der Fehlerquellen bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung nimmt.